Organiseer het samen goed met het Praktijkmanagers Netwerk!

13 februari 2023

We kijken terug op een inspirerende bijeenkomst van het Praktijkmanagers Netwerk in Groningen. Belangrijkste agendapunten waren het IZA, een korte workshop ‘Organiseer het goed’ van Jetty Rozema en ‘Last of lust van het patiënten digitaal afspraken laten inplannen’. In dit artikel geven we je een korte impressie van wat er werd uitgewisseld.

Dinsdagmiddag 31 januari jl. kwam het praktijkmanagers Netwerk weer samen. Vanwege de goede opkomst was de bijeenkomst in een grote zaal van het Best Western in Groningen, met adviseurs Evelien Brakelé en Carlijn van Loon van Zorgadvies Groningen in de voorzittersrol.

Integraal Zorgakkoord (IZA) 
Het IZA is een nogal lijvig document van 116 pagina’s. Evelien Brakelé nam iedereen aan de hand van een heldere presentatie mee langs de voor de eerste lijn belangrijkste aandachtspunten van IZA. Interesse in wat Zorgadvies Groningen als ROS <regionale ondersteuningsstructuur> en het landelijke ROS-Netwerk kunnen betekenen voor de eerste lijn op de werkthema’s van het IZA? Je leest het in dit artikel.  

Organiseer het samen goed
De bevlogen, voormalig manager Jetty Rozema, gaf een inspirerende presentatie over hoe je je werkplek goed organiseert. Hoe zorg je voor een efficiënte procesgang, werken met focus en doe je de zaken die belangrijk zijn? Naast handige tips gaf ze ook inzicht in hoe ons brein werkt en waar je gemakkelijk onnodig energie verliest. Wist je bijvoorbeeld dat 85% van de werknemers iedere e-mail 7 keer leest en binnen 2 minuten op een bericht reageert? We besteden meer dan 30% van onze werktijd aan e-mail. Daar is veel tijdwinst te halen. In het gratis e-book op organiseerhetgoed.nl staan allerlei praktische tips voor het slimmer organiseren van je werk als manager. 

Tips voor e-mailafhandeling 
Jetty Rozema’s organizertips voor e-mailafhandeling: plan blokjes e-mailafhandeling in en stop met het reactief vanuit je inbox werken. En gooi verwerkte e-mails gelijk weg of sla ze op zodat je inbox schoon blijft. Wees kritisch wie je meeneemt in de cc. In een op de 5 e-mails worden mensen onnodig gecct. Jetty raadt aan om je inbox door te gaan aan de hand van de 4 D’s:  
Delete: Hoef je er niets mee, dan gelijk weggooien.  
Direct: Kun je het bericht binnen 2 minuten beantwoorden, doe dat dan gelijk. 
Delegeer: Niet voor jou maar iemand anders? Draag over of stuur door. 
Doe-actie: plan een actie in, maak daarvoor ruimte in je agenda en zet hem op je takenlijst.  

Eat that frog!  
Met ‘Eat that frog!’ motiveert Jetty om zaken niet uit te stellen. Plan het in, hou je aan je planning en voer het uit. Wat je daarbij helpt, is focussen op de taak die je wilt uitvoeren. Wetenschappelijk is aangetoond dat je 40% sneller wordt als je focus houdt en je IQ blijft op hetzelfde niveau (ipv – 10%) in vergelijking met switch-tasken. Ook een opgeruimde werkplek en pc voorkomt ruis en afleiding. Wat kun je doen om eventuele stoorzenders voor jou, zoals bliepjes op je telefoon, op afstand te houden? Bewust focustijd inplannen is een van de voorwaarden om in een fijne werkflow te komen en te blijven, naast een goede energie en mindset. Organiseer alle rompslomp uit je hoofd, zodat je de dingen juist doet en de juiste dingen doet.  

Praktijkmanagers aan het woord 
Praktijkmanagers Lies van der Weij en Natasja van Heukelingen hadden een discussiestuk voorbereid over patiënten digitaal afspraken laten inplannen. Er werden ervaringen uitgewisseld over de lusten en lasten van afspraken die via het online patientenportaal door patiënten worden ingepland. Circa de helft van de praktijken van de aanwezige praktijkmanagers bleek te werken met de digitale afsprakenplanner. Een aantal is bezig met een haalbaarheidsonderzoek hoe het in hun huisartsenpraktijk toe te passen is.  

Lusten en lasten van digitale afsprakenplanner 
Als voordelen werden onder meer genoemd dat patiënten meer regie krijgen en ervaren omdat ze wanneer het hen uitkomt online afspraken kunnen inplannen en dat het tijdswinst voor de assistentes opleverde. Nadelen waren bijvoorbeeld verlies aan binding tussen assistent en patiënt en gemis van triagemoment met risico op noodzaak nabellen. Een praktijkmanager benadrukte het belang om te kiezen voor een patiëntenportaal dat gebruiksvriendelijk is voor medewerkers en patiënten. Hij had bij andere praktijk gezien dat ze succes hadden met de digitale afsprakenplanner. Daar bleken de meeste gebruikers 50+ers te zijn, tot circa 80 jaar. Tip voor diegene die ermee willen starten, is om patiënten goed daarop voor te bereiden. Bijvoorbeeld via een mailing, tijdens een vaccinatieronde en op het wachtkamerscherm erover te vertellen.  

Meer weten over het Praktijkmanagers Netwerk?
Op www.zorgadviesgroningen.nl vind je meer informatie over het Praktijkmanagersnetwerk en data van nieuwe bijeenkomsten in 2023. De eerstvolgende bijeenkomst is op donderdag 11 mei van 15-17 uur in het Best Western Plus hotel aan de Laan Corpus den Hoorn 300 in Groningen. Aanmelden voor het netwerk en/of voor bijeenkomsten kan via secretariaat@zorgadviesgroningen.nl. Andere vragen? Neem dan gerust contact op met Carlijn van Loon of Evelien Brakelé

De website Word Huisarts in Groningen al eens bekeken?
Terug naar overzicht